Khi đánh giá một tổ chức, chúng ta sẽ xem xét tác động (impact) và hiệu quả (effectiveness) của những hoạt động mà tổ chức đã làm. Chúng ta cũng xem xét hiệu suất  (efficiency) của cách mà ta tiến hành các công việc. Điều này có nghĩa là chúng ta để ý đến mối liên quan giá thành và hiệu quả, phải chăng chúng ta đang đạt kết quả tối đa với những chi phí đầu vào tối thiểu.

1.    LÀM GÌ ĐỂ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC TỔ CHỨC?

Đánh giá năng lực là công việc được tiến hành tại hội thảo lập kế hoạch chiến lược. Tuy nhiên, để làm được việc này, cần có nhiều chuẩn bị trước khi hội thảo được tiến hành. Các hoạt động chuẩn bị trước hội thảo bao gồm:

1.1.      Đánh giá các công việc đã làm

·         Đánh giá trên phạm vi rộng các hoạt động. Thường là chuyên gia từ bên ngoài tổ chức sẽ thực hiện phần này.

·         Cán bộ, nhân viên của các phòng ban tự đánh giá về các kết quả đã đạt được so với mục tiêu, chỉ tiêu đã đề ra.

1.2.      Đánh giá việc thực hiện các chức năng bên trong của tổ chức

·         Đánh giá về quản lý tổ chức do chuyên gia từ bên ngoài thực hiện. Đánh giá về mặt quản lý là để xem các chức năng của tổ chức được vận hành như thế nào

·         Các nhân viên của tổ chức cũng phải phân tích về những vấn đề liên quan đến chức năng của tổ chức thuộc phạm vi quản lý của họ.

Để làm được những kết quả này, nhóm cán bộ phụ trách lập KHCL phải xây dựng các đề cương đánh giá, xây dựng các bản câu hỏi và chuyển đến các cán bộ, nhân viên có liên quan để họ suy nghĩ, phân tích và đóng góp ý kiến trước khi hội thảo được tiến hành.

Tất cả các kết quả đánh giá, phân tích được coi là cơ sở hết sức cần thiết giúp cho quá trình phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức tại hội thảo sát với tình hình thực tế.

2.    PHÂN TÍCH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC (SWOT)

Khi phân tích SWOT chúng ta đưa ra được một danh sách cô đọng về tình thình thực tế của:

• Các nguồn lực bên trong của tổ chức/dự án (điểm mạnh và điểm yếu)
• Môi trường chung quanh của tổ chức/dự án (cơ hội và thách thức). 

Để xây dựng kế hoạch chiến lược, chúng ta cần chú trọng đến những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe dọa có ảnh hưởng trong một thời gian dài, thường là từ  3 – 5 năm.

Cần nhớ rằng giữa điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội và thách thức có tác động qua lại. Một sự thay đổi về cơ hội cũng có thể làm cho một vài yếu tố bên trong tổ chức trở thành điểm mạnh. Ngược lại một sự thay đổi về thách thức cũng có thể làm cho một điểm mạnh trở thành điểm yếu.

Quá trình phân tích cần đầy đủ, khách quan thì mới có thể định ra một kế hoạch chiến lược phù hợp với tổ chức.